完善律所知識(shí)管理體系，Alpha系統(tǒng)成為律所案件管理優(yōu)選
目前，知識(shí)管理已經(jīng)被越來越多的律所視為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但具體怎么做好這項(xiàng)工作，行業(yè)還沒有形成成熟的經(jīng)驗(yàn)，眾多的律所對(duì)知識(shí)管理的理解千差萬別。有人認(rèn)為，知識(shí)管理就是將項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)加以歸納總結(jié)，形成可記錄的載體留存；也有人將知識(shí)管理涉及的范疇進(jìn)一步擴(kuò)大，延伸到經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)知以至于工作智慧的總和。隨著大量的律所開始借助Alpha系統(tǒng)開展知識(shí)管理，這項(xiàng)工作變得越來越具有條理性、統(tǒng)一性。
一些資深律師提出，知識(shí)管理的最佳方法就是完整地了解某類法律服務(wù)的成熟業(yè)務(wù)流程，形成統(tǒng)一化的模版，進(jìn)而使得知識(shí)管理更加清晰。以建設(shè)工程訴訟為例，律所采用Alpha系統(tǒng)創(chuàng)建了《建設(shè)工程施工合同糾紛訴訟標(biāo)準(zhǔn)化指引（一審）》模板，其中包含有22個(gè)任務(wù)組，細(xì)化為234 項(xiàng)任務(wù)與1082個(gè)步驟，極為細(xì)致地對(duì)建設(shè)工程合同糾紛案件進(jìn)行梳理，以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的作業(yè)方式保障案件質(zhì)量，進(jìn)而提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。這樣的工作方式尤其適用于復(fù)雜的大型建設(shè)工程施工合同糾紛訴訟。
在知識(shí)管理上，Alpha系統(tǒng)以更簡(jiǎn)潔的操作步驟，直接給到律所體系化的服務(wù)方法和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，避免了律師從零開始摸索知識(shí)體系的麻煩。律師還可以在這些項(xiàng)目模板的基礎(chǔ)上進(jìn)行知識(shí)遷移和流程優(yōu)化。這樣，律所便能夠在短時(shí)間快速搭建高效率、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)流程體系和知識(shí)框架。
評(píng)判律所的知識(shí)管理成功與否的標(biāo)準(zhǔn)之一，就是文檔材料是否得到妥善的管理，。然而，傳統(tǒng)的方式很容易受到律所人員變動(dòng)、律師個(gè)人歸檔習(xí)慣等因素的影響，導(dǎo)致寶貴的成果和重要資料流失。因此，資料管理應(yīng)當(dāng)同時(shí)做到清晰歸檔和完整儲(chǔ)存。在這個(gè)過程中，必須將知識(shí)材料進(jìn)行恰當(dāng)分類，對(duì)律所而言就是要把案件項(xiàng)目作為知識(shí)分類的基礎(chǔ)線索。
有Alpha系統(tǒng)的助力，上述知識(shí)管理目標(biāo)更容易達(dá)成。以律所為例，每接到一個(gè)訴訟案件，工作人員都會(huì)先在Alpha系統(tǒng)中新建項(xiàng)目，填寫完整的案件信息后，律師可以利用Alpha導(dǎo)入不同類型的訴訟模板。然后，在項(xiàng)目之下分類創(chuàng)建文件夾，將服務(wù)過程中產(chǎn)出的各類資料分類上傳進(jìn)行有效管理，不僅可以為團(tuán)隊(duì)提供協(xié)作辦案的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)案件文檔實(shí)時(shí)共享，還可以形成完整服務(wù)報(bào)告，提升客戶對(duì)律師工作的感知與滿意度。
Alpha系統(tǒng)體系化的知識(shí)管理流程，幫助律師在辦案時(shí)更好地管理材料，結(jié)案后更好地分類歸檔。推動(dòng)律所在搭建知識(shí)管理體系時(shí)事半功倍！真正做到了讓技術(shù)為律所管理賦能。
